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Project for the Web [P4TW] est disponible !

Un article de Didier MAIGNAN, Ingénieur conseil et CEO e-Labor Conseil SAS [membre du Réseau Valor]

Microsoft Project for The Web est disponible en FranceProject for the Web versus Planner versus Project online

L’outil de « Work Management » Microsoft Project for The Web est disponible depuis vendredi 17 avril 2020 soit quelques jours de retard sur le planning initial. Microsoft Roadmap était disponible depuis début avril en France alors qu’il existait aux USA depuis plusieurs mois.

Project for The Web, ou « P4TW » pour les intimes, est un outil pour chefs de projet occasionnels voulant disposer d’un outil de partage de tâches simple  et non intrusif. Il est simple dans la mesure où l’on liste les tâches, on les attribue à des membre du groupe Office 365 choisi, et on peut définir des compartiments, sorte de thèmes : comme par exemple, par Service (RH, DG, RP, MKT, FIN,…) ou par Zone (liste de son choix), ce qui permet de classer par compartiment ensuite.

P4TW est non intrusif dans la mesure où il n’envoie pas de mails à chaque modification, ce qui peut être pénible à la longue sur les plannings qui évoluent tout le temps. Bien sûr, cette fonctionnalité peut être ajoutée par nos experts e-Labor Conseil Power Automate.

P4TW cible chefs de produit, acteurs du marketing, chefs de service,  experts comptables, juristes, DPO… tous ceux qui n’utilisent pas d’outil sophistiqué mais qui ont besoin d’une réponse aux questions suivantes: « C’est quand ? Qui s’en occupe ? Est-ce terminé ? Sera-t-il à l’heure ? « . Il est destiné à tous ceux qui trouvent qu’un diagramme à barre (Gantt) manque à Planner, et qui aimeraient un reporting en « live » de tous les projets de l’entreprise ou de la division.

Project for the Web : Portofolio Milestones

Il y a 3 vues, Grille, Tableau et Chronologie

Grille est un tableau des tâches, Tableau est un Kanban de suivi des tâches , et Chronologie est un diagramme de Gantt simplifié.
Il existe un filtre, mais non pas sur chaque colonne comme dans Excel ou Project Pro, mais à droite dans la zone Filtre. Ainsi on peut filtrer sur le mot « Nicole » pour voir toutes ses tâches, ou RH pour voir toutes les tâches RH (c’est-à-dire du compartiment RH), ou Aile SUD (pour voir toutes les taches du compartiment « Aile SUD » dans le cas d’un zonage géographique des tâches).

Project for the Web : GRILLE est un Tableau des tâches

Il n’y a pas à ce jour de champs personnalisés comme dans Project : c’est un tableau Kanban qui classe par compartiment ou par niveau d’avancement. A noter que la traduction est  bien faite, ce qui est suffisamment rare pour être souligné. La Kanban permet par un simple glisser-déplacer de placer une tâche en cours dans le compartiment « terminé », ce qui fera un avancement de 100%, comme dans Project Professional . Il existe un Gantt pudiquement appelé Chronologie, probablement pour ne pas effrayer celui qui nie la notion de chemin critique. Ce Gantt est actuellement monochrome bleu. On peut y définir des tâches subordonnées et créer ainsi des enveloppes de tâches (ou tâches récapitulatives au sens Project Pro). Il permet de créer les liens à la souris. On ne peut pas cliquer sur le lien, mais sur la tâche prédécesseur, pour supprimer son lien. Un essai de mise en couleurs par les développeurs de Redmond  a été retoqué pour non respect des malvoyants et retiré du produit final. Bien dommage!

La chronologie est la vue la plus simple pour créer les liens entre les prérequis et les tâches et ainsi ordonnancer le planning. Une colonne « Dépend de » et « tâches dépendantes » existent également en lecture/écriture dans le tableau de saisie, pour écrire ou modifier les successeurs d’une tâche ou ses prérequis.
Pour disposer de la notification des responsables de tâches, commandez 6 tickets de support, e-Labor la programmera sur votre environnement en lien avec votre base Common Data Service (CDS), moyennant une licence Power Automate en sus. Les tickets sont disponibles par paquet de 2 à 10. Plus d’informations sur http://www.e-labor.fr/assistance.php

La vue  » Tableau » (Kanban) affiche en rouge les tâches en retard. Le tableau permet de classer les tâches en fonction de leur avancement, par un simple glisser déplacer.

Project for the Web : Vie Tableau (Kanban)

Une fois l’avancement entré, la chronologie affiche en bleu foncé ce qui est terminé.

Project for the Web : vue Chronologique

Project For The Web est  simple

Il n’y a pas besoin de créer un tableau des responsables de tâches : c’est le groupe Office 365 qui ouvre automatiquement la liste des ressources. L’outil est simple également parce qu’il n’y a pas de notion de version « brouillon » ni de besoin de publication : tout est lisible en direct par les collaborateurs, contrairement à Project Online qui requiert une validation du planning avant de le diffuser.

Le reporting est considérable et là aussi très simple d’emploi : 15 rapports de grande utilité, le tout sous Microsoft Power BI, mais en anglais.Le modèle de données en étoile est très bien fait et les visuels sont adaptables sur mesure.

En savoir plus

 

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Teams : personnalisez l’arrière-plan de vos meetings vidéo

Afficher les effets d’arrière-plan

Microsoft a ajouté de nouvelles fonctions à Teams, comme le prévoyait leur roadmap;
certaines ont été ajoutées plus vite que prévu, confinement oblige !

Les effets d’arrière-plan sont une de ces nouveautés :
Lors de vos réunions vidéo, vous pouviez déjà flouter l’arrère-plan, de façon à masquer tout ce qui se trouve derrière vous (les enfants qui jouent, le décor de votre intérieur en mode confinement 🙂  etc.).
Les effets d’arrière-plan permettent d’afficher un décor, à choisir parmi 24 images/photos proposées en standard par Teams.

Bien évidemment, tous ne seront pas à votre goût, et plutôt que faire un compromis, autant ajouter vos propres décors !

TEAMS : ou enregistrer les arriere-plans personnalises

 

  • Dans la barre de recherche Windows 10 (en bas à gauche), saisissez %appdata% et appuyez sur Entrée
  • l’explorateur de fichiers s’ouvre sur le dossier Appdata/roaming; ouvrez le dossier Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads
  • Ajoutez dans ce dossier Uploads vos fichiers en haute résolution (1920×1080) au format PNG

où ajouter vos fichiers png

 

 

Dans Teams, affichez les paramètres d’arrière-plan et choisissez le décor de votre choix, puis appliquez pour activer la vidéo avec votre arrère-plan personnalisé

Teams : parametres d'arriere-plan

Votre décor visuel de conf  vidéo Teams est maintenant personnalisé !

Teams : personnalisation des fonds visuels de vos réunions vidéos

Toute l’équipe du Réseau Valor vous souhaite bonne continuation ! 

Confinement vôtre,
Valor

 



 

 

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Office 365 devient Microsoft 365

Le 21 avril prochain, Microsoft effectuera des changements de nom aux licences Office 365.
Pour vous permettre de vous y retrouver, ValorConseil vous propose les infographies suivantes :

Structure du changement de nom


Microsoft 365 pour Business

Nouveaux noms – Mêmes fonctionnalités – Mêmes tarifications


Offres Entreprises – Business – Grand Public


Applications Cloud Desktop [ex ‘’pack’’ Office]

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Trois pièges à éviter pour vos rapports Power BI de source Excel

Bon nombre de sources de données, comme SAP ou un progiciel tournant sur une base Oracle ou SQL Server ne sont pas ouvertes à tous les consommateurs de rapports. Y accéder requiert un niveau de droit élevé, ce qui est bien normal pour des applications critiques.

Le fait que Power BI puisse utiliser des feuilles Excel est alors un bénéfice majeur de Power BI. En effet, toutes ces applications permettent aux utilisateurs des exports au format Excel. Mais cela peut générer des anomalies si vous ne respectez pas un minimum de trois conseils:

  1. Eviter les liaisons dans vos sources Excel
  2. Limitez-vous à des données brutes
  3. Afficher dans un visuel de votre rapport la date de mise à jour des données.

Pour en savoir plus, lire ici l’article http://didiermaignan.unblog.fr/2019/11/18/3-pieges-a-eviter-rapports-power-bi-de-source-excel/ 

NB : Il est plus efficace de stocker les tableaux source Excel dans SharePoint ou OneDrive , car outre le fait que la date de mise à jour y est facilement disponible, ces données sont sauvegardées en permanence.

Pour toute question :  Formulaire ici à remplir

Sur le blog de Didier Maignan, expert Power BI

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RGPD: Encryption locale sous Windows sans Bitlocker?

L’une des conclusions pratiques de l’application du RGPD pour une entreprise, est que les données locales sur les postes utilisateurs doivent être encryptées d’une part et managées d’autre part. Pour une machine sous Windows, la conclusion logique pour satisfaire le besoin d’encryption, est qu’il devient nécessaire et pratique de déployer BitLocker. Cela implique cependant de disposer de Windows Pro ou Entreprise.  L’espace de stockage est alors managé par la clef BitLocker et grâce à Windows 10, la gestion des clefs  de l’entreprise est centralisée en Azure AD. Cela permet de gérer l’accès aux données globalement dès lors que le poste de travail a rejoint le domaine Azure AD de l’entreprise. Le poste est alors déclaré « JOINED » (AzureADJoined).

Pour les TPE ou structure qui ne disposent pas d’une informatique managée par une DSI, il n’est pas évident que tous les postes soient équipés de Windows 10 Pro ou Entreprise. Les machines sont parfois assemblées de bric et de broc, tout juste mises à jour en Windows 10. Dans ces conditions, la mise à jour à 145€ peut être rédhibitoire. Il existe cependant une solution simple et accessible, qui consiste à configurer un compte Azure AD sur le poste, dans la section utilisateurs. Le poste est alors simplement déclaré « REGISTERED ». De là, l’utilisateur sous identité managée par son compte Azure AD, peut exploiter simplement la facultés d’encryptage Adhoc proposée par NTFS (le file system de Windows). Il suffit de sélectionner les dossiers contenant des informations à protéger, faire clic droit, propriétés, avancées, Encryption. Les fichiers apparaitront alors en vert pour indiquer qu’ils sont désormais encryptés à l’aide d’un certificat lié à l’identité Azure AD de l’utilisateur.

Si la mention Azure AD dans ce billet vous semble absconse, il s’agit simplement de votre identité Office 365!

Update: Cette dernière opération consistant à choisir Encryption comme propriété de certains objets NTFS ne semble pas accessible sur toutes les versions de Windows 10.