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Project for the Web [P4TW] est disponible !

Un article de Didier MAIGNAN, Ingénieur conseil et CEO e-Labor Conseil SAS [membre du Réseau Valor]

Microsoft Project for The Web est disponible en FranceProject for the Web versus Planner versus Project online

L’outil de « Work Management » Microsoft Project for The Web est disponible depuis vendredi 17 avril 2020 soit quelques jours de retard sur le planning initial. Microsoft Roadmap était disponible depuis début avril en France alors qu’il existait aux USA depuis plusieurs mois.

Project for The Web, ou « P4TW » pour les intimes, est un outil pour chefs de projet occasionnels voulant disposer d’un outil de partage de tâches simple  et non intrusif. Il est simple dans la mesure où l’on liste les tâches, on les attribue à des membre du groupe Office 365 choisi, et on peut définir des compartiments, sorte de thèmes : comme par exemple, par Service (RH, DG, RP, MKT, FIN,…) ou par Zone (liste de son choix), ce qui permet de classer par compartiment ensuite.

P4TW est non intrusif dans la mesure où il n’envoie pas de mails à chaque modification, ce qui peut être pénible à la longue sur les plannings qui évoluent tout le temps. Bien sûr, cette fonctionnalité peut être ajoutée par nos experts e-Labor Conseil Power Automate.

P4TW cible chefs de produit, acteurs du marketing, chefs de service,  experts comptables, juristes, DPO… tous ceux qui n’utilisent pas d’outil sophistiqué mais qui ont besoin d’une réponse aux questions suivantes: « C’est quand ? Qui s’en occupe ? Est-ce terminé ? Sera-t-il à l’heure ? « . Il est destiné à tous ceux qui trouvent qu’un diagramme à barre (Gantt) manque à Planner, et qui aimeraient un reporting en « live » de tous les projets de l’entreprise ou de la division.

Project for the Web : Portofolio Milestones

Il y a 3 vues, Grille, Tableau et Chronologie

Grille est un tableau des tâches, Tableau est un Kanban de suivi des tâches , et Chronologie est un diagramme de Gantt simplifié.
Il existe un filtre, mais non pas sur chaque colonne comme dans Excel ou Project Pro, mais à droite dans la zone Filtre. Ainsi on peut filtrer sur le mot « Nicole » pour voir toutes ses tâches, ou RH pour voir toutes les tâches RH (c’est-à-dire du compartiment RH), ou Aile SUD (pour voir toutes les taches du compartiment « Aile SUD » dans le cas d’un zonage géographique des tâches).

Project for the Web : GRILLE est un Tableau des tâches

Il n’y a pas à ce jour de champs personnalisés comme dans Project : c’est un tableau Kanban qui classe par compartiment ou par niveau d’avancement. A noter que la traduction est  bien faite, ce qui est suffisamment rare pour être souligné. La Kanban permet par un simple glisser-déplacer de placer une tâche en cours dans le compartiment « terminé », ce qui fera un avancement de 100%, comme dans Project Professional . Il existe un Gantt pudiquement appelé Chronologie, probablement pour ne pas effrayer celui qui nie la notion de chemin critique. Ce Gantt est actuellement monochrome bleu. On peut y définir des tâches subordonnées et créer ainsi des enveloppes de tâches (ou tâches récapitulatives au sens Project Pro). Il permet de créer les liens à la souris. On ne peut pas cliquer sur le lien, mais sur la tâche prédécesseur, pour supprimer son lien. Un essai de mise en couleurs par les développeurs de Redmond  a été retoqué pour non respect des malvoyants et retiré du produit final. Bien dommage!

La chronologie est la vue la plus simple pour créer les liens entre les prérequis et les tâches et ainsi ordonnancer le planning. Une colonne « Dépend de » et « tâches dépendantes » existent également en lecture/écriture dans le tableau de saisie, pour écrire ou modifier les successeurs d’une tâche ou ses prérequis.
Pour disposer de la notification des responsables de tâches, commandez 6 tickets de support, e-Labor la programmera sur votre environnement en lien avec votre base Common Data Service (CDS), moyennant une licence Power Automate en sus. Les tickets sont disponibles par paquet de 2 à 10. Plus d’informations sur http://www.e-labor.fr/assistance.php

La vue  » Tableau » (Kanban) affiche en rouge les tâches en retard. Le tableau permet de classer les tâches en fonction de leur avancement, par un simple glisser déplacer.

Project for the Web : Vie Tableau (Kanban)

Une fois l’avancement entré, la chronologie affiche en bleu foncé ce qui est terminé.

Project for the Web : vue Chronologique

Project For The Web est  simple

Il n’y a pas besoin de créer un tableau des responsables de tâches : c’est le groupe Office 365 qui ouvre automatiquement la liste des ressources. L’outil est simple également parce qu’il n’y a pas de notion de version « brouillon » ni de besoin de publication : tout est lisible en direct par les collaborateurs, contrairement à Project Online qui requiert une validation du planning avant de le diffuser.

Le reporting est considérable et là aussi très simple d’emploi : 15 rapports de grande utilité, le tout sous Microsoft Power BI, mais en anglais.Le modèle de données en étoile est très bien fait et les visuels sont adaptables sur mesure.

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